Veel organisaties starten hun recruitmentproces eenvoudig. Met e-mail, Excel en een beetje structuur kom je een heel eind. Tot het moment dat het niet meer werkt. Het moment dat jouw recruitmentproces te vol en onoverzichtelijk wordt. Op dat moment kun je het beste gaan nadenken over een ATS – een Applicant Tracking System.

Maar als het zover is, is het wel handig om te begrijpen wat een ATS is en waar het je mee kan helpen.

Wat is een ATS?

ATS staat dus voor Applicant Tracking System. In de basis is het een software applicatie waarin je je recruitmentproces beheert. HR-afdelingen en recruiters gebruiken een ATS om vacature en sollicitatie informatie te beheren en kandidaten te screenen. In de praktijk kan dat betekenen dat je:

  • Vacatures aanmaakt en beheert
  • Sollicitaties ontvangt en opslaat
  • Kandidaten opvolgt en beoordeelt
  • Communicatie met kandidaten bijhoudt
  • Inzicht krijgt in je recruitmentproces

Een ATS ondersteunt jou als recruiter met de uitvoering van terugkerende taken. In plaats van losse e-mails, Excel-bestanden en tools, werk je vanuit één centrale omgeving. Een goed ATS is dus geen ‘extra tool’. Het is een plek waar alles samenkomt.

Meer dan alleen ondersteuning voor recruiters

Buiten dat een ATS jou als recruiter of HR-professional kan ondersteunen, zorgt het ook voor een soepele ervaring voor de kandidaten. Zij krijgen duidelijke vacatures en sollicitatieformulieren te zien. Vaak zijn door een ATS ook opties als ‘snel solliciteren’ mogelijk. Met deze one-click apply-functie hoeven zij zelf bijna niets meer in te vullen. 

Ook kunnen kandidaten zelf de status van hun sollicitatie inzien door in te loggen op het portaal. Dit roept voor hen minder vragen op en zorgt ervoor dat jij minder vaak om een statusupdate wordt gevraagd.

Bovendien hebben zij nu ook één duidelijk platform, waarmee ze communiceren met jouw bedrijf en kun je deze kandidaten later beter vinden en matchen aan andere passende vacatures.

Wie gebruikt allemaal een ATS?

In principe kan ieder bedrijf van iedere grootte en in iedere branche een ATS gebruiken. Vroeger waren ATS’en voornamelijk weggelegd voor grote bedrijven die voldoende budget en digitale infrastructuur hadden om zo’n systeem te laten draaien. Tegenwoordig bestaan er steeds meer betaalbare en toegankelijke SaaS-oplossingen die ook kleinere organisaties in staat stellen te werken met een sollicitantenvolgsysteem. Zet jij dus enigszins regelmatig vacatures uit en wil je de vacatures en sollicitanten graag op een overzichtelijke manier bijhouden, dan kan een ATS ook voor jouw bedrijf een uitkomst zijn.

Wanneer Excel niet meer volstaat

“Maar mijn Excel-bestandje is ook heel overzichtelijk!” 

We horen je dit al helemaal denken. En dat kan misschien wel zo zijn, maar op een gegeven moment zijn al jouw losse bestanden niet meer werkbaar. 

Je houdt kandidaten bij in Excel, je communiceert via allerlei losse mailtjes, je plaatst alle vacatures vijf keer handmatig op verschillende jobboards. Je hebt ‘wel ongeveer’ overzicht. En dat werkt allemaal prima, totdat het proces groeit. Dat kan gebeuren wanneer je meer vacatures moet uitzetten, meerdere collega’s betrokken raken bij recruitment, kandidaten door gestandaardiseerde fases moeten bewegen, of wanneer je je doorlooptijden of resultaten wilt verbeteren.

En begrijp me niet verkeerd; vrijwel elke organisatie begint ooit zonder ATS. Dat is ook prima, maar op het moment dat er meer te beheren valt, onstaat er frictie. Je weet niet meer welke versie van het bestand klopt en kandidaten raken verspreid over verschillende inboxen. Statussen zijn al lang niet meer up-to-date en rapportages kosten handmatig werk.

Het moment waarop Excel niet meer werkt, is zelden abrupt. Het is een geleidelijke overgang. Dat moment dat het niet meer ‘nog net wel gaat’, maar dat het hele proces te veel tijd gaat kosten. En dat is precies het moment waarop een ATS waarde begint te leveren.

Wat een goed ATS voor je oplost

Een goed ATS zorgt niet alleen voor overzicht, maar verandert ook hoe je werkt. Je werkt vanuit één centrale plek en hoeft niet meer te zoeken naar informatie. Concreet betekent het:

  • dat je altijd ziet waar kandidaten zich in het proces bevinden
  • dat je communicatie centraal en inzichtelijk blijft
  • dat je sneller kunt schakelen met collega’s
  • dat je data hebt om beslissingen te onderbouwen.

Recruitment wordt daarmee minder afhankelijk van losse acties en meer een gestroomlijnd proces. En dat maakt het verschil, zeker in een markt waarin snelheid en overzicht steeds belangrijker worden.

Het grootste misverstand over ATS’en

Eén van de grootste misverstanden rondom een ATS is dat veel mensen denken dat het vooral een administratief systeem is. Een soort digitale map waarin je kandidaten opslaat. Maar daar zit nou juist vaak het knelpunt.

Een ATS dat alleen de administratie ondersteunt, voegt weinig waarde toe. Sterker nog: het kan het proces vertragen. Dan is het precies ‘een extra tooltje’. Het echte doel van een ATS is niet enkel om informatie op te slaan. Het is om je recruitmentproces overzichtelijker en efficiënter te maken. Dat verschil lijkt klein, maar is cruciaal.

Het verschil tussen een los ATS en een geïntegreerde aanpak

Hier zit een belangrijk verschil tussen. Veel ATS’en functioneren als een op zichzelf staande tool. Je beheert kandidaten, maar moet nog steeds schakelen naar andere systemen voor de vacaturepublicatie, employer branding of websitebeheer. Ook passief talent – talent dat wel geschikt is voor je vacature, maar nog niet actief heeft gesolliciteerd – is moeilijker aan te trekken via zo’n los ATS. Daardoor blijft een deel van de complexiteit bestaan.

Een geïntegreerde aanpak werkt anders. Daar komen meerdere onderdelen samen. Je beheert er vacatures, kandidaten, distributie, communicatie en de werkenbij-site. Alles in één systeem. Het resultaat is niet alleen minder handmatig en dubbel werk, maar ook meer samenhang. Dat is precies waar het overzicht ontstaat.

Hoe kies je een goed ATS?

Wanneer organisaties eenmaal besluiten om een ATS te gebruiken, kan het nog best lastig zijn om een goed systeem te kiezen. Let daarom op de volgende punten:

1. Welke features biedt het systeem en welke heb jij daadwerkelijk nodig?

Het systeem met de meeste functies lijkt aantrekkelijk, maar zorgt vaak voor complexiteit in gebruik. Let daarom op welke features het systeem allemaal aanbiedt en of dit past bij de manier waarop jij het ATS gaat gebruiken.

2. Sluit het ATS goed aan op jouw recruitmentproces?

Een ATS moet je manier van werken ondersteunen, niet bepalen. Bepaal dan ook vooraf hoe je het ATS wilt laten integreren met bestaande workflows en systemen. Welke systemen kan het vervangen en waar zijn integraties nodig? Denk hierbij ook na over of je een geïntegreerd of een los ATS wilt gebruiken.

3. Is het ATS gekoppeld met alle belangrijke jobboards?

Je gebruikt een ATS om efficiënter te werken en meer overzicht te krijgen. Het is dan wel handig als het systeem niet alleen goed samenwerkt met jouw interne systemen en workflows, maar ook met alle relevante jobboards. Check dit daarom goed van tevoren en geef het bij jou ATS-provider aan wanneer je een jobboard mist. Vaak wil de aanbieder van het ATS best hun koppelingen uitbreiden, maar dit kan wel tijd kosten. Daardoor kan je op de korte termijn leads mislopen.

4. Volgt het ATS de laatste AVG-wetgeving?

Niet geheel onbelangrijk is of het ATS dat je hebt uitgekozen wel werkt volgens de meest recente wetgeving. AVG- en privacywetgeving is de laatste jaren flink aangescherpt in Europa. Let hier daarom goed op en vraag het desnoods na aan de aanbieder. Vooral bij organisaties van buiten de EU kunnen problemen opspelen.

5. Staan jouw collega’s achter de inzet van een ATS?

Een systeem werkt alleen als je team er ook daadwerkelijk mee werkt. Het adopteren van een nieuw systeem kost altijd moeite en je krijgt meestal niet iedereen in één keer mee. Zorg er daarom voor dat je de ervaringen met het nieuwe ATS zo positief mogelijk maakt voor iedereen die ermee in aanraking komt. Neem je collega’s mee in de keuze voor een nieuw systeem en leg kandidaten direct goed uit hoe ze het moeten gebruiken.

Wanneer heb je nou echt een ATS nodig?

Het is niet altijd helemaal duidelijk wanneer jouw oude systemen niet meer volstaan en wanneer een ATS noodzakelijk is. De vraag is dus niet alleen wat een ATS is, maar vooral wanneer je er één nodig hebt. De manager van een HR- of recruitment afdeling kan dit vaak het beste bepalen, maar een goed moment om naar een ATS te zoeken is wanneer:

  • je recruitmentproces groeit in volume of complexiteit
  • je overzicht begint te verliezen
  • meerdere mensen betrokken zijn
  • je behoefte hebt aan inzicht en data
  • je allerlei informatie handmatig invoert en dit steeds meer tijd kost

Of simpeler gezegd: Wanneer recruitment meer aandacht vraagt dan je er eigenlijk wilt of kunt besteden.

Kortom

Een ATS is geen doel op zich. Het is een middel om grip te krijgen op je recruitmentproces. Het is een manier om je recruitment slimmer te organiseren. De grootste winst zit hem daarom in hoe goed je systeem aansluit op de manier waarop jij werkt. Het systeem moet jouw proces ondersteunen en overzicht en efficiëntie bieden.

Tot slot

Benieuwd hoe een ATS eruit ziet dat niet alleen kandidaten beheert, maar dat je volledige recruitment proces ondersteunt?

Bekijk hoe het geïntegreerde recruitmentplatform van Viva Wynn zorgt voor meer overzicht, minder handwerk en betere samenwerking binnen je team. Vraag nu een demo aan of neem contact op met ons team!