Veel organisaties kijken naar recruitment als een proces dat begint bij een vacature en eindigt bij een hire. Dat is logisch, maar het is ook precies waar het vaak misgaat. Want voor kandidaten begint die reis veel eerder. En als je daar geen grip op hebt, verlies je ze vaak al voordat je überhaupt weet dat ze er zijn.

Voor iedereen die een klein beetje verstand heeft van marketing zal de customer journey – de reis die klanten doorlopen voor ze een aankoop doen – hierin herkenbaar zijn. Ook in recruitment doorloopt iemand verschillende fases voordat hij of zij daadwerkelijk solliciteert en uiteindelijk wordt aangenomen. Alleen noemen we dat hier de candidate journey. En die is minstens net zo bepalend voor succes.

Wat is een candidate journey en waarom is het meer dan een recruitment funnel?

De candidate journey beschrijft alle contactmomenten die iemand heeft met jouw organisatie, vanaf het eerste moment van kennismaking tot en met de periode nadat iemand is aangenomen. Het gaat dus niet alleen om sollicitaties, maar om de volledige ervaring die iemand opbouwt rondom jouw bedrijf als werkgever.

Waar een recruitment funnel vaak kijkt naar conversie en aantallen, gaat de candidate journey een stap verder. Het draait om perceptie, verwachtingen en ervaring. Of iemand uiteindelijk solliciteert, hangt niet alleen af van de vacature zelf, maar van alles wat daaraan voorafgaat en daarop volgt. Daarom is het belangrijk om hier bewust over na te denken. Want als je die reis niet actief inricht, ontstaat hij vanzelf. En dat is zelden in je voordeel.

De 7 fases in een candidate journey

Hoewel elke organisatie anders is, zijn er een aantal fases die in vrijwel elke candidate journey terugkomen. Door deze fases goed te begrijpen, kun je beter zien waar kansen liggen en waar dingen misgaan. 

1. Zichtbaarheid van je organisatie

De candidate journey begint vaak voordat iemand actief op zoek is naar een baan. Mensen komen je organisatie tegen via social media, via hun netwerk of via eerdere ervaringen. Elk van die momenten draagt bij aan het beeld dat iemand van je heeft als werkgever.

Dit is een fase die vaak wordt onderschat. Veel recruitmentteams focussen pas op het moment dat er een vacature live staat, terwijl de perceptie dan al voor een groot deel gevormd is. Wat iemand hier ziet en ervaart, bepaalt of hij of zij later überhaupt interesse heeft.

2. Bewustwording van een baankans

Op een gegeven moment ontstaat er een trigger. Iemand ziet een vacature, denkt na over een volgende stap in zijn carrière of wordt benaderd door een recruiter. Dit is het moment waarop de candidate journey concreet wordt.

Hier is het belangrijk dat je zichtbaar bent op de juiste kanalen en dat je boodschap aansluit op de doelgroep. Als iemand jou hier niet tegenkomt, besta je in feite niet als optie.

3. Interesse en overweging

In deze fase gaat een kandidaat zich verdiepen. Wat voor bedrijf is dit? Past dit bij mij? Hoe ziet het werk eruit? Hier komen je werken-bij site, vacatureteksten en employer branding samen.

Wat vaak gebeurt, is dat hier al een mismatch ontstaat. De voorkant ziet er goed uit, maar de informatie is oppervlakkig of niet consistent. Kandidaten krijgen geen duidelijk beeld en haken af zonder dat je dat merkt.

4. Actie: de sollicitatie

Dit is het moment waarop iemand daadwerkelijk besluit te solliciteren. Het lijkt een kleine stap, maar hier gaat het verrassend vaak mis. Lange formulieren, onduidelijke processen of technische drempels zorgen ervoor dat mensen afhaken.

Juist omdat iemand hier al interesse heeft, is elke vorm van frictie onnodig verlies. Hoe eenvoudiger en duidelijker dit proces is ingericht, hoe hoger je conversie.

5. Selectieproces en communicatie

Na de sollicitatie begint het echte werk. Hoe snel reageer je? Hoe duidelijk is de communicatie? Hoe verlopen gesprekken? Dit is de fase waarin verwachtingen worden bevestigd of juist afgebroken.

Veel organisaties verliezen hier sterke kandidaten. Niet omdat ze niet geschikt zijn, maar omdat het proces traag, onduidelijk of inconsistent is. Kandidaten vergelijken en hebben vaak meerdere opties. Elke dag vertraging kan het verschil maken.

6. Hiring en ervaring van het proces

Of iemand wordt aangenomen of afgewezen: de ervaring die iemand heeft in dit proces blijft hangen. Dit bepaalt niet alleen of iemand het aanbod accepteert, maar ook hoe hij of zij later over je organisatie praat.

Een goede candidate experience zorgt voor ambassadeurs, zelfs onder afgewezen kandidaten. Een slechte ervaring doet precies het tegenovergestelde.

7. Onboarding en loyaliteit

De candidate journey stopt niet bij de handtekening. De eerste periode binnen een organisatie is bepalend voor betrokkenheid en retentie. Als de ervaring hier niet aansluit op wat eerder is beloofd, ontstaat er alsnog een mismatch.

Hoewel onboarding vaak buiten recruitment valt, is het wel een logisch verlengstuk van de journey. En dus relevant om mee te nemen.

Waar gaat het vaak mis in de candidate journey?

In theorie klinkt dit overzichtelijk. In de praktijk ontstaat er vaak versnippering. Verschillende tools, verschillende processen en verschillende mensen zorgen ervoor dat de journey niet als één geheel wordt ervaren.

Het gevolg is dat kandidaten een andere ervaring hebben per fase. De vacature voelt anders dan de communicatie. De communicatie voelt anders aan dan het gesprek. En het gesprek voelt weer anders dan de onboarding.

Dat is vaak simpelweg een gevolg van onvoldoende intern overleg of communicatie. Als je ervoor kunt zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat iedereen weet wat het bedrijf wil uitstralen, kunnen zij hun werkwijzen en communicatie daarop aanpassen. Ook bedrijfsprocessen kunnen zo soepel mogelijk ingericht worden, zodat alle focus gelegd kan worden op het goed laten verlopen van het recruitment proces en de candidate journey.

Candidate journey mapping: hoe krijg je wel grip?

Candidate journey mapping helpt je om deze reis inzichtelijk te maken. Je brengt in kaart welke stappen een kandidaat doorloopt, wat de klant nodig heeft tijdens die stappen, welke contactmomenten er zijn en waar mogelijke frictie ontstaat. Belangrijk hierbij is dat je niet alleen kijkt naar wat je doet, maar naar hoe het wordt ervaren. Waar haken mensen af? Waar ontstaat twijfel? En waar kun je verbeteren? Door dit visueel te maken, zie je vaak direct waar de grootste lekken zitten. En dat zijn zelden de plekken die je vooraf verwacht.

Data gebruiken om je candidate journey te verbeteren

Naast inzicht is data essentieel in je recruitment proces. Je kunt veel leren door te meten wat er gebeurt in dat proces. Denk aan conversies van vacature bekijken naar sollicitatie, doorlooptijden of de herkomst van kandidaten.

Maar ook kwalitatieve data speelt een rol. Hoe hebben kandidaten het proces ervaren? Kenden ze je organisatie al? Via welk kanaal zijn ze binnengekomen? En dit hoef je niet allemaal te verzinnen. Vraag het aan je kandidaten of check het via je Applicant Tracking System (ATS). Door deze inzichten te combineren, stop je met aannames en begin je met sturen.

Waarom consistentie en integratie cruciaal zijn

Een goede candidate journey vraagt om samenhang. Als je werkt met losse systemen voor vacatures, kandidaten en communicatie, wordt het lastig om die consistentie te waarborgen. Informatie raakt dan verspreid, processen sluiten niet op elkaar aan en het overzicht verdwijnt. Daardoor wordt het moeilijk om de journey actief te verbeteren.

Juist daarom is integratie zo belangrijk. Wanneer je werkt vanuit één centrale omgeving, wordt het eenvoudiger om processen op elkaar af te stemmen en de ervaring voor kandidaten consistent te houden. Bovendien bespaar je jezelf een boel tijd met tools als een ATS en een multiposter, zodat je alle tijd en aandacht kan schenken aan jouw kandidaten. Dat is nog eens goed voor je candidate experience!

Wat levert een goed ingerichte candidate journey op?

Het effect van een sterke candidate journey is groter dan vaak wordt gedacht. Je krijgt niet alleen meer sollicitaties, maar vooral betere sollicitaties. Kandidaten zijn beter geïnformeerd, meer betrokken en passen beter bij je organisatie. Daarnaast bespaar je tijd. Minder afhakers betekent minder verspilde moeite. En meer overzicht zorgt voor snellere besluitvorming.

Het tegenovergestelde is ook waar. Een slecht ingerichte journey leidt tot frustratie, hogere kosten en gemiste kansen. Niet omdat er geen kandidaten zijn, maar omdat je ze onderweg verliest of niet de juiste overhoudt.

Richt zelf de candidate journey in

De candidate journey ontstaat altijd. De vraag is alleen of je hem bewust inricht of laat ontstaan uit losse onderdelen. Daar zit het verschil tussen een proces dat werkt en een proces dat blijft schuren.

Bij Viva Wynn geloven we dat die samenhang begint bij structuur. Door vacatures, kandidaten en communicatie in één systeem samen te brengen, wordt het eenvoudiger om grip te krijgen op de volledige journey – van eerste contact tot hire.